Dawno, dawno temu była sobie firma, której zależało na tym, aby w swoich szeregach mieć jak najzdolniejszych pracowników. Dbała o swój wizerunek i zdawała sobie sprawę, że wrażenia wyniesione przez kandydata z rekrutacji rzutują na znacznie więcej niż zatrudnienie lub odrzucenie pracownika. Firma wiedziała, że każdy kandydat to również… potencjalny klient, który swoim wrażeniem (szczególnie tym negatywnym) chętnie podzieli się ze znajomymi.

Nic więc dziwnego, że firma korzystała z najlepszych narzędzi do automatyzacji procesu rekrutacji na rynku – takich jak eRecruiter. Zdawała jednak sobie sprawę, że oprócz automatycznego procesu potrzeba jej także pomiaru przebiegu rekrutacji – badania Candidate Experience. Do tego celu musiała korzystać z osobnego narzędzia badawczego, skopiować do niego dane i samodzielnie generować raporty.

Jednak w lutym 2021 roku nasza historia zamienia się w… bajkę – i to taką z dobrym zakończeniem. To wtedy nastąpiło połączenie, które na zawsze zmieniło los tej i wszystkich Firm, którym zależy na wyprzedzeniu konkurencji w wyścigu o najlepszych kandydatów – integracja Webankiety i eRecruitera.

Od tej pory Firmie wystarczył KLIK, a badanie oceny rekrutacji automatycznie zostało wysłane do kandydata. Nie musiała nawet tworzyć samodzielnie ankiety, ani ręcznie generować raportów – wszystko to dwa połączone systemy robiły za nią.

Od teraz w Twojej firmie też może być jak w bajce! Przedstawiamy opis integracji Webankieta i eRecruiter – instrukcję tego jak w bardzo prosty sposób połączyć oba systemy i od razu czerpać korzyści z automatyzacji. Z opisu dowiesz się:

Podążaj za naszą instrukcją krok po kroku, a za kilkanaście minut możesz wystartować własne, bajeczne badania kandydatów. Czas, start!

Cała przygoda z automatyczną wysyłką ankiet oceny rekrutacji zaczyna się na Twoim koncie na platformie eRecruiter:

2. Z menu po lewej stronie, w sekcji: System w Twojej firmie, wybierz zakładkę Partnerzy (Partnerships). Dostępne są w niej kody, które admin systemu przesyła do Webankiety na adres [email protected] w celu zintegrowania obu systemów. Zwrotnie nasz support poprosi Cię również o podanie ID zaproszenia z Webankiety, którego będziesz używał do wysyłki zaproszeń do respondentów. Tutaj dowiesz się jak uzyskać dane ID. Na koniec do poprawnego zestawienia integracji potrzebować będziemy tytułu Twojej ankiety oraz statusów rekrutacji, po której zostaną wysłane zaproszenia.

3. Po przekazaniu wszystkich danych zestawiana jest integracja pomiędzy eRecruiterem a Webankietą. Po podpięciu integracji ekran na Twoim koncie eRecruiter powinien wyglądać w ten sposób:

Nadal jesteś zalogowany na koncie eRecruiter. Klikasz w zakładkę Rekrutację w menu na górze strony

i dodajesz nową rekrutację:

Dlaczego musisz zaznaczyć checkbox w tym miejscu, skoro włączyłeś już integrację w Ustawieniach? Ponieważ chcemy dać Ci wybór co do tego, przy jakich rekrutacjach ankieta Candidate Experience ma być automatycznie wysyłana do kandydatów. Zakładamy, że pośród rekrutacji możesz mieć takie procesy, które z pewnych względów nie nadają się do przesłania ich uczestnikom ankiety (na specyficzne stanowisko, z bardzo małą liczbą kandydatów itd.).

3. Zakończ tworzenie nowej rekrutacji albo zapisz zmiany w projekcie.

Pozostałe części formularza “Tworzenie rekrutacji” wypełniasz tak, jak zwykle lub zgodnie z wymaganiami konkretnej rekrutacji, w tym m.in. dodajesz formularz rekrutacyjny, wymagane zgody i klauzule czy wprowadzasz informację o Dziale firmy i osobie Rekrutera.

4. Po wypełnieniu wszystkich informacji klikasz: Aktywuj w prawym górnym rogu ekranu.

5. Wyświetli się ekran z informacją, że rekrutacja została pomyślnie aktywowano. Wybierz opcję – przejdź do generowania linków do tej rekrutacji (możesz też popracować jeszcze nad treścią ogłoszenia) i kliknij: Dalej

Wystarczy, że klikniesz w Generuj link i… gotowe. Pamiętaj, że eRecruiter daje możliwość wygenerowania różnych linków dla wielu miejsc publikacji ogłoszenia np. osobny link dla Pracuj.pl, OLX, Gumtree itd.

Jak widzisz, wystarczy, że zaznaczysz dodatkowy checkbox przy dodawaniu nowej rekrutacji, aby kandydaci zaczęli automatycznie otrzymywać gotowe ankiety z prośbą o ocenę. Wow, prawda? Obiecywaliśmy, że będzie łatwo :)!

Ankieta Candidate Experience musi spełniać 3 warunki: trafiać do odpowiednich osób, w odpowiedniej częstotliwości i formie (raporty cykliczne, alerty). Ale co właściwie znaczy: odpowiednich?

Gdy mowa jest o osobach, to przede wszystkim Ty, czyli rekruter. Mogą być to również inni współpracownicy – np. przełożeni i koledzy z działu HR (Ty o tym decydujesz na etapie wdrożenia usługi, przeprowadzanej przez dedykowanego eksperta). Jeśli chodzi o częstotliwość – to także zależy od Ciebie. Standardowe ustawienia integracji obejmują otrzymywania raportu cyklicznego co miesiąc.

Przykład raportu cyklicznego Webankiety wysyłanego na Twój e-mail

W ramach integracji otrzymasz też na swoją skrzynkę e-mail specjalny alert – powiadomienie, w którym zostaną zaprezentowane wyniki konkretnej ankiety – zawsze po jej wypełnieniu przez nowego kandydata lub tylko wtedy, gdy spełni on określone kryteria np. jest Promotorem lub Krytykiem. O tym jakie alerty chcesz otrzymywać decydujesz w momencie integracji lub na szkoleniu z dedykowanym ekspertem z Webankiety. Oprócz wprowadzenia odpowiednich ustawień opiekun podpowie Ci również jak zarządzać alertami i raportami w trakcie działania integracji. Wiadomość z alertem, jaki otrzymasz po wypełnieniu może wyglądać tak:

Przykład alertu o nowym krytycznym wypełnieniu

Wszystko zaprojektowane jest w taki sposób, abyś w ogóle nie musiał logować się do platformy Webankieta. Dostęp do wszystkich wyników badania jest możliwy już z poziomu wiadomości e-mail. Przykładowe wyniki, które będą przedstawione w raportach cyklicznych będą wyglądały tak:

Trend NPS – dzięki niemu możesz na bieżąco sprawdzać jak zmiany w organizacji przekładają się na poziom satysfakcji kandydatów.

Wynik NPS w zależności od tego, na jakim etapie kandydat zakończył rekrutację

Ocena poszczególnych etapów rekrutacji ze średnią dla każdego obszaru

Zobacz jak wygląda pełny przykładowy raport z badania Candidate Experience

Po wzięciu udziału w rekrutacji, tak jak zwykle do kandydata przychodzi e-mail z eRecruitera z informacją o przyjęciu jego zgłoszenia. Może on wyglądać w ten sposób (przykład do rekrutacji na stanowisko w marketingu Webankiety):

I tu pojawia się nowość – po zakończeniu procesu rekrutacji kandydat dostanie drugiego e-maila. Tym razem będzie to zaproszenie do wypełnienia ankiety: e-mail z zaproszeniem do wypełnienia ankiety.

Przykładowe zaproszenie do badania CX z NPS-em w treści wygenerowane na platformie Webankieta

Jak widzisz, już w treści wiadomości e-mail z zaproszeniem została wklejona skala NPS, który stanowi pierwsze pytanie ankiety. Dzięki temu zwiększamy zaangażowanie kandydata i ułatwiamy mu rozpoczęcie badania – wystarczy klik i przeniesiony zostaje on automatycznie do całości ankiety Candidate Experience.

To dobre pytanie, a odpowiedź zależy od rekrutera, czyli Ciebie. Dajemy Ci dwie możliwości czasu wysyłki ankiety Candidate Experience:

Przykłady etapów, jakie możesz wybrać dla swojej rekrutacji w eRecruiter

Z przygotowanego przez ekspertów, uniwersalnego szablonu możesz skorzystać w każdym rodzaju rekrutacji. W łatwy sposób możesz dostosować go też do własnych potrzeb (o tym, jak to zrobić piszemy w dalszej części instrukcji).

Zobacz jak wygląda szablon badania oceny rekrutacji, wraz z praktycznymi wskazówkami od ekspertów

Nie zapomnij zagwarantować kandydatom poczucia anonimowości. W integracji eRecruiter i Webankieta położyły szczególnie duży nacisk na poufność. Dlatego możemy Cię zapewnić, że każde wysłane do Twoich respondentów badanie jest anonimowe. Sam zobacz, jak wygląda gwarantowanie anonimowości w Webankiecie:

Ustawieniem tych funkcji zajmą się opiekunowie Twojej integracji – Ty nie musisz podejmować żadnego dodatkowego wysiłku.

Dla rzetelnej oceny rekrutacji ważne jest też zablokowanie możliwości kilkukrotnego wypełnienia ankiety przez tego samego kandydata. Webankieta gwarantuje, że nie będzie to możliwe i każdy respondent (nawet jeśli weźmie udział w rekrutacji więcej niż raz) otrzyma zaproszenie do wzięcia udziału w badaniu jednokrotnie.

Chcesz czegoś więcej niż podstawowe badanie oceny rekrutacji i automatyczne raporty oraz alerty?

Dla Twojej wygody i oszczędności czasu integracja eRecruiter i Webankietą ma być “bezdotykowa”. Wiemy jednak, że niektóre firmy oraz rekruterzy chcą czegoś więcej niż standardowy szablon czy raporty cykliczne. Jeśli należysz do tego grona, na pewno zainteresuje Cię nasza dodatkowa oferta.

Skontaktuj się z Dawidem, w celu uzyskania dodatkowego wsparcia na każdym etapie tworzenia i wysyłki ankiety ankiety Candidate Experience – napisz e-mail na: [email protected] lub zadzwoń: 505782372. Pomożemy Ci w ustawieniu wszystkich parametrów ankiety lub pokażemy jak w prosty sposób obsługiwać naszą platformę tak, abyś mógł wyciągnąć z wyników badania 200%! Może to dotyczyć np.:

Oprócz instrukcji przygotowaliśmy dla Ciebie kilka materiałów, dzięki którym:

Życzymy Ci powodzenia w badaniach, idealnych procesów rekrutacyjnych i samych zadowolonych kandydatów!