Dawno, dawno temu była sobie firma, której zależało na tym, aby w swoich szeregach mieć jak najzdolniejszych pracowników. Dbała o swój wizerunek i zdawała sobie sprawę, że wrażenia wyniesione przez kandydata z rekrutacji rzutują na znacznie więcej niż zatrudnienie lub odrzucenie pracownika. Firma wiedziała, że każdy kandydat to również… potencjalny klient, który swoim wrażeniem (szczególnie tym negatywnym) chętnie podzieli się ze znajomymi.

Nic więc dziwnego, że firma korzystała z najlepszych narzędzi do automatyzacji procesu rekrutacji na rynku – takich jak eRecruiter. Zdawała jednak sobie sprawę, że oprócz automatycznego procesu potrzeba jej także pomiaru przebiegu rekrutacji – badania Candidate Experience. Do tego celu musiała korzystać z osobnego narzędzia badawczego, skopiować do niego dane i samodzielnie generować raporty.

Jednak w lutym 2021 roku nasza historia zamienia się w… bajkę – i to taką z dobrym zakończeniem. To wtedy nastąpiło połączenie, które na zawsze zmieniło los tej i wszystkich Firm, którym zależy na wyprzedzeniu konkurencji w wyścigu o najlepszych kandydatów – integracja Webankiety i eRecruitera.

Od tej pory Firmie wystarczył KLIK, a badanie oceny rekrutacji automatycznie zostało wysłane do kandydata. Nie musiała nawet tworzyć samodzielnie ankiety, ani ręcznie generować raportów – wszystko to dwa połączone systemy robiły za nią.

Od teraz w Twojej firmie też może być jak w bajce! Przedstawiamy opis integracji Webankieta i eRecruiter – instrukcję tego jak w bardzo prosty sposób połączyć oba systemy i od razu czerpać korzyści z automatyzacji. Z opisu dowiesz się:

  • jak w łatwy i szybki sposób włączyć integrację na koncie użytkownika na platformie eRecruiter,

  • jak wygląda zaproszenie do wzięcia udziału w badaniu oceny rekrutacji i sama ankieta Candidate Experience,

  • jak wyglądają przykładowe raporty oraz powiadomienia na e-mail (alerty) z wynikami badania Candidate Experience, które automatycznie zostaną wysłane na Twój e-mail.

Podążaj za naszą instrukcją krok po kroku, a za kilkanaście minut możesz wystartować własne, bajeczne badania kandydatów. Czas, start!

KROK 1: WSZYSTKO ZACZYNA SIĘ OD eRecruitera

Cała przygoda z automatyczną wysyłką ankiet oceny rekrutacji zaczyna się na Twoim koncie na platformie eRecruiter:

  1. Po zalogowaniu na swoje konto, wejdź w zakładkę Ustawienia (Settings) w prawym górnym rogu ekranu:

2. Z menu po lewej stronie, w sekcji: System w Twojej firmie, wybierz zakładkę Partnerzy (Partnerships). Dostępne są w niej kody, które admin systemu przesyła do Webankiety na adres kontakt@webankieta.pl w celu zintegrowania obu systemów. Zwrotnie nasz support poprosi Cię również o podanie ID zaproszenia z Webankiety, którego będziesz używał do wysyłki zaproszeń do respondentów. Tutaj dowiesz się jak uzyskać dane ID. Na koniec do poprawnego zestawienia integracji potrzebować będziemy tytułu Twojej ankiety oraz statusów rekrutacji, po której zostaną wysłane zaproszenia.

3. Po przekazaniu wszystkich danych zestawiana jest integracja pomiędzy eRecruiterem a Webankietą. Po podpięciu integracji ekran na Twoim koncie eRecruiter powinien wyglądać w ten sposób:

KROK 2: PRZEPROWADŹ REKRUTACJĘ… DOKŁADNIE TAK, JAK ZWYKLE

Nadal jesteś zalogowany na koncie eRecruiter. Klikasz w zakładkę Rekrutację w menu na górze strony

i dodajesz nową rekrutację:

  1. Stwórz nową rekrutację w eRecruiter (lub edytuj już aktywną, gdzie chcesz podłączyć Webankietę).

  2. Wypełnij wszystkie niezbędne informacje na temat planowanej rekrutacji w taki sam sposób jak zwykle. I tu pojawia się nowość – jeśli chcesz wysłać ankietę do kandydatów z tej rekrutacji zwróć uwagę na dodatkowe pole: Integracje. Pamiętaj, aby zaznaczyć checkbox Webankieta – to niezbędne do tego, aby połączyć systemy i uruchomić integrację!

Dlaczego musisz zaznaczyć checkbox w tym miejscu, skoro włączyłeś już integrację w Ustawieniach? Ponieważ chcemy dać Ci wybór co do tego, przy jakich rekrutacjach ankieta Candidate Experience ma być automatycznie wysyłana do kandydatów. Zakładamy, że pośród rekrutacji możesz mieć takie procesy, które z pewnych względów nie nadają się do przesłania ich uczestnikom ankiety (na specyficzne stanowisko, z bardzo małą liczbą kandydatów itd.).

3. Zakończ tworzenie nowej rekrutacji albo zapisz zmiany w projekcie.

Pozostałe części formularza “Tworzenie rekrutacji” wypełniasz tak, jak zwykle lub zgodnie z wymaganiami konkretnej rekrutacji, w tym m.in. dodajesz formularz rekrutacyjny, wymagane zgody i klauzule czy wprowadzasz informację o Dziale firmy i osobie Rekrutera.

4. Po wypełnieniu wszystkich informacji klikasz: Aktywuj w prawym górnym rogu ekranu.

5. Wyświetli się ekran z informacją, że rekrutacja została pomyślnie aktywowano. Wybierz opcję – przejdź do generowania linków do tej rekrutacji (możesz też popracować jeszcze nad treścią ogłoszenia) i kliknij: Dalej

Wystarczy, że klikniesz w Generuj link i… gotowe. Pamiętaj, że eRecruiter daje możliwość wygenerowania różnych linków dla wielu miejsc publikacji ogłoszenia np. osobny link dla Pracuj.pl, OLX, Gumtree itd.

Jak widzisz, wystarczy, że zaznaczysz dodatkowy checkbox przy dodawaniu nowej rekrutacji, aby kandydaci zaczęli automatycznie otrzymywać gotowe ankiety z prośbą o ocenę. Wow, prawda? Obiecywaliśmy, że będzie łatwo :)!

KROK 3: AUTOMATYCZNIE W 100% – PROWADZISZ REKRUTACJĘ, A WYNIKI ANKIETY POJAWIAJĄ SIĘ NA TWOJEJ SKRZYNCE E-MAIL

Ankieta Candidate Experience musi spełniać 3 warunki: trafiać do odpowiednich osób, w odpowiedniej częstotliwości i formie (raporty cykliczne, alerty). Ale co właściwie znaczy: odpowiednich?

Gdy mowa jest o osobach, to przede wszystkim Ty, czyli rekruter. Mogą być to również inni współpracownicy – np. przełożeni i koledzy z działu HR (Ty o tym decydujesz na etapie wdrożenia usługi, przeprowadzanej przez dedykowanego eksperta). Jeśli chodzi o częstotliwość – to także zależy od Ciebie. Standardowe ustawienia integracji obejmują otrzymywania raportu cyklicznego co miesiąc.

Przykład raportu cyklicznego Webankiety wysyłanego na Twój e-mail

W ramach integracji otrzymasz też na swoją skrzynkę e-mail specjalny alert – powiadomienie, w którym zostaną zaprezentowane wyniki konkretnej ankiety – zawsze po jej wypełnieniu przez nowego kandydata lub tylko wtedy, gdy spełni on określone kryteria np. jest Promotorem lub Krytykiem. O tym jakie alerty chcesz otrzymywać decydujesz w momencie integracji lub na szkoleniu z dedykowanym ekspertem z Webankiety. Oprócz wprowadzenia odpowiednich ustawień opiekun podpowie Ci również jak zarządzać alertami i raportami w trakcie działania integracji. Wiadomość z alertem, jaki otrzymasz po wypełnieniu może wyglądać tak:

Przykład alertu o nowym krytycznym wypełnieniu

Wszystko zaprojektowane jest w taki sposób, abyś w ogóle nie musiał logować się do platformy Webankieta. Dostęp do wszystkich wyników badania jest możliwy już z poziomu wiadomości e-mail. Przykładowe wyniki, które będą przedstawione w raportach cyklicznych będą wyglądały tak:

Trend NPS – dzięki niemu możesz na bieżąco sprawdzać jak zmiany w organizacji przekładają się na poziom satysfakcji kandydatów.

Wynik NPS w zależności od tego, na jakim etapie kandydat zakończył rekrutację

Ocena poszczególnych etapów rekrutacji ze średnią dla każdego obszaru

Zobacz jak wygląda pełny przykładowy raport z badania Candidate Experience

Co widzi kandydat?

Po wzięciu udziału w rekrutacji, tak jak zwykle do kandydata przychodzi e-mail z eRecruitera z informacją o przyjęciu jego zgłoszenia. Może on wyglądać w ten sposób (przykład do rekrutacji na stanowisko w marketingu Webankiety):

I tu pojawia się nowość – po zakończeniu procesu rekrutacji kandydat dostanie drugiego e-maila. Tym razem będzie to zaproszenie do wypełnienia ankiety: e-mail z zaproszeniem do wypełnienia ankiety.

Przykładowe zaproszenie do badania CX z NPS-em w treści wygenerowane na platformie Webankieta

Jak widzisz, już w treści wiadomości e-mail z zaproszeniem została wklejona skala NPS, który stanowi pierwsze pytanie ankiety. Dzięki temu zwiększamy zaangażowanie kandydata i ułatwiamy mu rozpoczęcie badania – wystarczy klik i przeniesiony zostaje on automatycznie do całości ankiety Candidate Experience.

Kiedy wysyłane jest zaproszenie?

To dobre pytanie, a odpowiedź zależy od rekrutera, czyli Ciebie. Dajemy Ci dwie możliwości czasu wysyłki ankiety Candidate Experience:

  • po zakończeniu określonego etapu rekrutacji (czyli ankieta zostanie wysłana do kandydata automatycznie w chwili, gdy systemie eRecruiter zakończysz wybrany etap np. Zatrudnienie, Wysyłka CV, Rozmowa kwalifikacyjna itd.)

Przykłady etapów, jakie możesz wybrać dla swojej rekrutacji w eRecruiter

  • po 30 dniach od zakończenia rekrutacji (bez względu na to, na jakim etapie się zakończyła). To opcja dla chętnych, którzy nie chcą uzależniać wysłania ankiety od momentu zakończenia konkretnego etapu rekrutacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu zdobędziesz pewność, że ankieta trafi do wszystkich kandydatów nawet, jeśli z jakichś przyczyn nie stworzysz dla danej rekrutacji etapów.

  1. Na końcu pokażemy Ci jaką ankietę Candidate Experience, którą zobaczy Twój kandydat. Warto zaznaczyć, że nie jest to po prostu przykładowa ankieta – eksperci z Webankiety, posiadający doświadczenie w badaniach HR, przygotowali specjalny szablon, który w prosty sposób wpisze się w procesy Twoich rekrutacji. Każdy kandydat będzie mógł ocenić w nim swoje doświadczenia korzystając m.in. z:

  • Net promoter Score – jednej z najbardziej cenionych metod pomiaru lojalności na świecie, stosowanego do badań klientów, pracowników i oczywiście – badań Candidate Experience,

  • pytań otwartych, dzięki którym rekruter szybko dowie się, dlaczego kandydat ocenił rekrutację w taki, a nie inny sposób,

  • dodatkowych pytań macierzowych oceniających konkretne etapy procesu rekrutacji, dzięki którym łatwo zauważysz, jakie obszary są negatywnie, a jakie pozytywnie oceniane i szybko naprawisz popełnione błędy,

Z przygotowanego przez ekspertów, uniwersalnego szablonu możesz skorzystać w każdym rodzaju rekrutacji. W łatwy sposób możesz dostosować go też do własnych potrzeb (o tym, jak to zrobić piszemy w dalszej części instrukcji).

Zobacz jak wygląda szablon badania oceny rekrutacji, wraz z praktycznymi wskazówkami od ekspertów

Ważne!

Nie zapomnij zagwarantować kandydatom poczucia anonimowości. W integracji eRecruiter i Webankieta położyły szczególnie duży nacisk na poufność. Dlatego możemy Cię zapewnić, że każde wysłane do Twoich respondentów badanie jest anonimowe. Sam zobacz, jak wygląda gwarantowanie anonimowości w Webankiecie:

Ustawieniem tych funkcji zajmą się opiekunowie Twojej integracji – Ty nie musisz podejmować żadnego dodatkowego wysiłku.

Ważne!

Dla rzetelnej oceny rekrutacji ważne jest też zablokowanie możliwości kilkukrotnego wypełnienia ankiety przez tego samego kandydata. Webankieta gwarantuje, że nie będzie to możliwe i każdy respondent (nawet jeśli weźmie udział w rekrutacji więcej niż raz) otrzyma zaproszenie do wzięcia udziału w badaniu jednokrotnie.

Chcesz czegoś więcej niż podstawowe badanie oceny rekrutacji i automatyczne raporty oraz alerty?

Dla Twojej wygody i oszczędności czasu integracja eRecruiter i Webankietą ma być “bezdotykowa”. Wiemy jednak, że niektóre firmy oraz rekruterzy chcą czegoś więcej niż standardowy szablon czy raporty cykliczne. Jeśli należysz do tego grona, na pewno zainteresuje Cię nasza dodatkowa oferta.

Skontaktuj się z Dawidem, w celu uzyskania dodatkowego wsparcia na każdym etapie tworzenia i wysyłki ankiety ankiety Candidate Experience – napisz e-mail na: d.sulik@webankieta.pl lub zadzwoń: 505782372. Pomożemy Ci w ustawieniu wszystkich parametrów ankiety lub pokażemy jak w prosty sposób obsługiwać naszą platformę tak, abyś mógł wyciągnąć z wyników badania 200%! Może to dotyczyć np.:

  • zmiany treści gotowego szablonu ankiety – dodawania pytań, zmiany odpowiedzi itd.

  • wglądu w listę kandydatów, do których wysłałeś ankietę (rzecz jasna – bez powiązania ich z wypełnieniami, bo przecież gwarantujemy Twoim kandydatom 100%-ową anonimowość),

  • zmiany zawartości raportu – np. dodanie nowych filtrów, tabeli krzyżowych, rankingów czy trendów,

  • dodania alertów, raportów LIVE (które same się aktualizują) lub raportów cyklicznych dla innych członków zespołu HR.

Dowiedz się więcej o integracji Webankiety i eRecruiter

Oprócz instrukcji przygotowaliśmy dla Ciebie kilka materiałów, dzięki którym:

Życzymy Ci powodzenia w badaniach, idealnych procesów rekrutacyjnych i samych zadowolonych kandydatów!

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?