Dane zebrane przez ankiety i formularze można automatycznie przekazywać do Google Sheets. To szczególne ułatwienie dla tych, którzy korzystają z pakietu Google Suite, np. w firmie. W ten sposób dane będą łatwo dostępne i gotowe do dalszej obróbki i analizy.

Do przekazywania danych z formularza stworzonego na Webankiecie do Google Sheets użyjemy prostego narzędzia które posłuży jako “przekaźnik” między Webankietą a Google — darmowe narzędzie Zapier.

Za przykład posłuży nam prosty formularz zgłoszeniowy na szkolenie:

Chcemy przekazać odpowiedzi z tych trzech pól formularza do Google Sheets. Formularz, który zobaczy osoba wypełniająca wygląda tak:

Za przykład posłuży nam prosty dokument o nazwie “Dane z Webankiety” w którym zdefiniowaliśmy trzy nagłówki kolumn: Imię i nazwisko (A1), Adres e-mail (B1) i Dzień szkolenia (C1):

Wejdź na stronę https://zapier.com/sign-up/?next=/app/editor/template/1035 i rozpocznij rejestrację nowego konta. Ważne, aby rejestracji dokonać przez ten link dzięki czemu przejdziemy automatycznie do konfiguracji połączenia formularz -> Google Sheets. Po rejestracji pojawi się ekran początkowy:

Przechodzimy do kolejnych kroków — kliknij “Create this Zap”. Pojawi się ten ekran:

Wybieramy opcję “Catch Hook” i klikamy “Continue”. Pojawi się ten ekran:

W tym kroku nie definiujemy pól “Pick off…” i przechodzimy dalej - klikamy “Continue”. Pojawi się ten ekran:

W tym kroku również przechodzimy dalej — klikamy “Continue”. Pojawi się ten ekran:

W tym momencie otrzymaliśmy unikalny link, tzw. webhook, który nasłuchuje czy pod ten link nie przychodzą nowe dane z Webankiety. Klikamy “Copy to clipboard”. W osobnej zakładce przeglądarki przechodzimy do panelu Webankiety do zakładki Tworzenie -> Alerty i webhooki -> St

Definiujemy nazwę alertu, np. “Przekazanie danych do Google Sheets” a jako kanał wysyłki wybieramy “Wyślij jako Webhook”.

Następnie w pole “Adres Webhooka” wklejamy otrzymany w Zapier link.

Na końcu adresu dopisujemy ?q1=[ANS_1]&q2=[ANS_2]&q3=[ANS_3]. Ten zapis umożliwia przekazanie do Google Sheets odpowiedzi na trzy zadawane przez nas pytania (ANS_1, ANS_2, ANS_3).

Możesz przekazać wiele dodatkowych danych — ich pełną listę znajdziesz pod zielonym linkiem “lista danych” znajdującym się pod polem w którym wpisujemy te wartości.

Klikamy “Zapisz” aby utworzyć nowy alert i rozpocząć przekazywanie danych formularza do Google Sheets.

Wchodzimy na naszą ankietę i wypełniamy ją przykładowymi danymi aby uaktywnić alert. W naszym przypadku wypełniamy ją danymi “Marek Nowak”:

Wracamy do zakładki z konfiguracją Zapier. Zakończyliśmy na tym ekranie:

Następnie klikamy na “OK, I did this”. Jeśli alert został skonfigurowany prawidłowo, naszym oczom ukaże się ekran potwierdzający:

Klikamy “Continue”. Pokaże nam się ekran:

Klikamy “Continue”. Pokaże nam się ekran:

Klikamy “Connect an Account”. W tym momencie zostaniemy poproszeni o wybranie konta Google na którym znajduje się stworzony przez nas dokument Google Sheets. Wybieramy konto i zezwalamy na dostęp aplikacji:

Klikamy “Allow”. Po zezwoleniu pojawi się ekran:

Klikamy “Save + Continue”. Pokaże nam się ekran:

W tym miejscu wskazujemy nasz Spreadsheet: Dane z Webankiety. Worksheet to arkusz do którego będziemy wysyłać dane z formularza (Arkusz1). W kolejnych polach powinny załadować się zdefiniowane wcześniej kolumny:Imię i nazwisko, Adres e-mail oraz Dzień szkolenia.

Klikamy “Continue”. Pokaże nam się ekran:

Jeśli wszystko wykonaliśmy poprawnie, do naszego dokumentu powinno wskoczyć nowe wypełnienie. Klikamy “Finish” by zakończyć konfigurację:

Przechodzimy do naszego dokumentu “Dane z Webankiety”. Naszym oczom powinno ukazać się pierwsze wypełnienie:

Od teraz, każdy respondent który wypełni formularz automatycznie zostanie przekazany do Google Sheets.

Jeśli chcesz zobaczyć jak to działa w praktyce wejdź na formularz: https://www.webankieta.pl/ankieta/340585/formularz-zgloszeniowy-dla-uczestnikow-szkolenia.html

Wypełnij go nieprawdziwymi danymi a następnie wejdź na: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-EzwzAG8VT6n_0boAN73kYiHAttfjrQCcaWFSSKrfNw/edit?usp=sharing

i zobacz swoje wypełnienie :)

W całym powyższym procesie użyliśmy technologii Webhook. Jest to bardzo elastyczny model przekazywania informacji z jednego internetowego narzędzia do drugiego. Za pomocą webhooka możesz przekazywać dane z formularza nie tylko do Google Sheets — np. Również do Gmaila, kalendarza, Trello, Asany, JIRA itp.. Pełną listę znajdziesz tutaj: https://zapier.com/apps/webhook/integrations

Jeśli potrzebujesz pomocy bądź któryś z punktów konfiguracji jest dla Ciebie niejasny, skontaktuj się z nami na czacie — chętnie pomożemy!