W dzisiejszych czasach ankiety stały się popularnym narzędziem badania opinii i potrzeb klientów. Jednakże, wiele firm spotyka się z problemem niskiej liczby odpowiedzi na wysyłane ankiety. W takiej sytuacji, warto rozważyć wykorzystanie funkcji jaką jest Wysyłka cykliczna czyli cykliczne wysyłanie zaproszeń do wypełnienia ankiety, która pozwala na utrzymanie stałego kontaktu z respondentami. Jest to szczególnie przydatne rozwiązanie w przypadku prowadzenia cyklicznych badań, takich jak:
Pulse check - badania cykliczne, które umożliwiają HR-owi monitorowanie nastrojów pracowników w firmie. Dzięki regularnej cyklicznej wysyłce zaproszeń do wypełnienia ankiety, HR może poznać opinie pracowników na temat różnych aspektów pracy, takich jak: relacje między pracownikami, system nagród i awansów, czy też jakość szkoleń.
Cykliczne badanie satysfakcji - regularne badanie satysfakcji klientów. Dzięki takiej metodzie, firma może zebrać opinie stałej grupy respondentów co określony czas, na temat jakości swoich produktów lub usług, lub stosować miarę NPS (Net Promoter Score) w celu określenia poziomu lojalności klientów.
Badanie satysfakcji ze współpracy w zespole -regularnie wysyłane zaproszenie do tego typu badania pozwala na bieżąco monitorować nastroje w zespole i pozwala na wprowadzenie ewentualnych zmian, które poprawią jakość pracy.
Ewaluacja procesów - cykliczność wysyłki zaproszeń do danej bazy respondentów pozwala zbierać opinie na temat funkcjonowania różnych procesów w firmie. Przykładem takiego procesu może być procedura obsługi klienta, która może być regularnie oceniana przez klientów.
Ewaluacja pracy - cykliczna wysyłka zaproszeń do wypełnienia ankiety może być również stosowana do ewaluacji pracy pracowników. Ankiety te umożliwiają pracodawcom zbieranie opinii na
Poniżej opisana Wszelkie projekty badawcze wymagające cyklicznego badania określonej grupy respondentów
Jak skonfigurować cykliczną wysyłkę zaproszeń do wypełnienia ankiety?
Przygotowanie bazy respondentów
W pierwszej kolejności należy przygotować bazę respondentów, do których będziemy chcieli wykonywać cykliczne zaproszenia. Plik z danymi powinien być przygotowany w formacie CSV.
Najprostszym przygotowaniem takiej bazy jest utworzenie jej w excelu. Struktura pliku powinna wyglądać następująco:
Przykład:
Jeżeli mamy już dodane wszystkie rekordy to przejdź do zakładki PLIK --> Zapisz jako --> Z pola z widocznym formatem zapisu pliku wybierz PLIK CSV UTF-8.
Import bazy z respondentami
W tym kroku musimy przejść do zakładki ZBIERENIE --> Wysyłka cykliczna.
Następnie wybieramy przycisk WYBIERZ PLIK Z DYSKU i zaznaczamy checkbox "Importuj dane osobowe odbiorców, które są prawidłowe..."
Ustawienie cykliczności wysyłki
Jeżeli udało nam się już dodać plik z respondentami to w tym kroku musimy wskazać jak często do danej bazy chcemy wysyłać zaproszenia do naszego badania.
Kliknij na pole Cykliczność.
Następnie wybierz z dostępnych zakresów jak często Twoja wysyłka ma być wykonywana i określ datę pierwszej wysyłki.
Wygląd zaproszenia
W ostatnim kroku naszej konfiguracji mamy możliwość dodania własnego tekstu zaproszenia oraz stworzenie dedykowanego wyglądu. Natomiast możemy również wykonać wysyłkę z gotowe szablonu, który możemy podejrzeć wybierając przycisk Podgląd zaproszenia.
Jeżeli chcemy modyfikować tekst to w tym celu wybieramy przycisk Edytuj.
Jeżeli dokonaliśmy zmiany musimy je zapisać wybierając przycisk ZAPISZ.
W przypadku, gdy chcemy jeszcze przekonać się jak nasza wiadomość będzie wyglądała na naszych skrzynkach pocztowych to jest możliwość wysyłki testowego maila, który dotrze na nasz adres e-mail, na który mamy zarejestrowane konto.
Aktywacja wysyłki cyklicznej
Jeżeli udało Ci się już ustawić wszystkie powyższe konfiguracje to zostaje już tylko aktywacja wysyłki. Zrobisz to w prawym górnym roku ekranu wybierać dany przycisk:
Jeżeli Twoje badanie zebrało już wystarczającą liczbę wyników to w tym samym miejscu można również dezaktywować cykliczną wysyłkę:
Statystyki z wysłanych maili:
W module wysyłki cyklicznej masz również możliwość analizy wysłanych maili, które zostały wykonane w ramach stworzonej konfiguracji.
Uwagi:
Wysyłka cykliczna jest wysyłana zawsze koło godziny 12:00. Jeżeli skonfigurujesz wysyłkę przed tą godziną i ustawisz dzień bieżący jako dzień startu badania to wysyłka zostanie wykonana. W innym wypadku pierwszy wysyłka zaproszeń zostanie wysłana dnia następnego.
Po aktywacji wysyłki cyklicznej zakładka „Wysyłka na e-mail” staje się niedostępna.