Jeżeli w swojej ankiecie wykorzystujesz tokeny do identyfikacji respondentów, to zapewne już wiesz, że zaproszenia na e-mail najlepiej wysłać za pośrednictwem narzędzi dostępnych na platformie Webankieta.pl.
Standardowo, zaproszenia są wysyłane z serwera pocztowego Webankieta.pl z adresu: [email protected]. Jednak są przypadki, w których nie możemy wysłać zaproszenia do wypełnienia ankiety z takiego adresu e-mail i wymagane jest, aby zaproszenia były rozpowszechniane za pośrednictwem innego adresu – np. należącego do danej firmy. Wtedy zaproszenie jest w pełni wiarygodne dla respondenta. Mamy też pewność, że wiadomość nie trafi do folderu niechcianej poczty, czyli SPAMu.
W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest integracja Twojego konta w serwisie Webankieta z kontem pocztowym Twojej organizacji. Może to być albo Twój adres e-mail albo nowy adres – stworzony specjalnie do wysyłek zaproszeń do ankiety.
Jak wprowadzić ustawienia konta pocztowego do wysyłki zaproszeń
Wejdź w „Konto” po prawej stronie na samym górze ekranu.
Następnie przejdź do opcji „Ustawienia”.
W dalszej kolejności wchodzimy w „Serwer pocztowy”.
W tym momencie na ekranie pojawi się formularz do wprowadzenia wszystkich danych dot. Twojego konta e-mail.
Pierwsze cztery pola to podstawowe dane o Twoim koncie. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że znasz te dane. Jeśli nie, skontaktuj się z administratorem Twojego serwera pocztowego lub w przypadku konta prywatnego, poszukaj informacji sekcji pomoc na Twoim portalu.
Kolejne pola to adresy serwerów obsługujących pocztę przychodzącą i wychodzącą (5). Jeżeli nie jesteś osobą techniczną w tym miejscu na pewno będziesz potrzebował pomocy, więc zalecamy przekazanie tej prośby do administratora serwera pocztowego w Twojej firmie.
Kiedy wszystkie pola zostały uzupełnione kliknij „Zapisz”
Zalecamy sprawdzenie, czy wszystkie ustawienia są poprawne poprzez wysłanie maila testowego. Taka wiadomość próbna zostanie wysłana na adres e-mail, który jest używana do logowania.
Jeżeli otrzymałeś wiadomość testową, od tej pory wszystkie zaproszenia na Twoim koncie będą wysyłane z tego adresu e-mail – bez konieczności zaznaczania jakichkolwiek opcji.
O czym warto pamiętać
Konfiguracja konta pocztowego przypomina konfigurację programu pocztowego takiego jak Microsoft Outlook. W serwisie Webankieta.pl należy podać takie same dane jak w każdym kliencie pocztowym.
Raz wprowadzone ustawienia mają zastosowanie do wysyłki zaproszeń do wypełnienia we wszystkich ankietach na twoim koncie.
Jeżeli posiadasz zdefiniowane raporty cykliczne, one również będą wysyłane z podanego adresu e-mail.
Powiadomienia o wypełnieniu ankiety będą wysyłane ze standardowego adresu e-mail: [email protected].