Funkcja ta pozwala na wysłanie zaproszenia do wzięcia udziału w badaniu do własnej bazy respondentów, (np. pracujących w naszej firmie lub do kontrahentów) czyli osób, do których posiadamy adres e-mail. Wysyłka zaproszeń z narzędzia Webankieta.pl sprawia, że możliwe jest późniejsze monitorowanie czy poszczególni respondenci odczytali wiadomość, kliknęli w link do ankiety czy nawet wypełnili kwestionariusz.
Jak wysłać ankietę do mojej listy respondentów?
Kliknij Zbieranie, a następnie Wysyłka na e-mail.
Respondentów do wysyłki możesz dodać na 2 sposoby:
Importując własną listę z pliku zapisanego na dysku swojego komputera
Wpisując ręcznie pojedyncze adresy.
Wysyłka do zaimportowanej listy
Kliknij Import z pliku.
następnie "Wybierz plik CSV lub XLSX z dysku".
UWAGA!
Aby lista została poprawnie zaimportowana, wskazane jest aby była zapisana w formacie .csv lub .xlsx, w pierwszym wierszu należy zamieścić nagłówek „E-mail”, ponadto adresy e-mail każdego z respondentów powinny znajdować się w oddzielnym wierszu – wg podanego wzoru.
Pamiętaj, że oprócz adresów e-mail, plik może zawierać także dowolne atrybuty, definiujące dane o respondencie. Każdy z atrybutów możesz umieścić w osobnej kolumnie importowanego pliku. Atrybuty te, oraz przypisane im dane, zostaną automatycznie dodane do listy kontaktów.
Kliknij "Dodaj" aby zatwierdzić listę.
Jeżeli ten krok został wykonany to możesz przejść do kroku 2, w którym dowiesz się jak wysłać zaproszenia do zaimportowanej listy.
Wysyłka po ręcznym wpisaniu kontaktów
Kliknij w przycisk "Wpisz ręcznie",
Następnie w polu formularza umieść adres e-mail i zatwierdź go, wybierając "Dodaj".
Kontynuuj wysyłanie – Krok 2:
Jeśli jakiś adres został błędnie dodany lub chcesz usunąć respondenta, kliknij znajdujący się przy nim kosz.
Aby usunąć całą listę, kliknij "Usuń wszystkich".
Gotową listę możesz zapisać na dysku komputera w formacie XLSX "Eksportuj do XLSX" lub w CSV "Eksportuj do CSV".
Kliknij przycisk „Skonfiguruj wysyłkę”, który znajduje się na dole strony, aby przejść do tworzenia treści zaproszenia.
Wybierz rodzaj wysyłki w polu formularza i kliknij "Dalej", bądź "Wstecz", aby powrócić do wcześniejszego menu.
W ostatnim kroku będziesz mógł zdefiniować treść zaproszenia. W pierwszej kolejności możesz stworzyć nowe zaproszenia lub wybrać już istniejące.
W kolejnym polu możesz zdefiniować Nadawcę Twojej wiadomości:
Domyślnie w polu "E-mail nadawcy" pojawi się adres e-mail [email protected] .Adres ten można zmienić poprzez ustawienie własnego serwera pocztowego do wysyłki.
W kolejnym polu możesz ustawić temat Twojego zaproszenia:
Jeżeli w Twojej ankiecie pierwszym pytaniem jest pytanie jednokrotnego wyboru lub pytanie NPS możesz wybrać formę zaproszenia " Pierwsze pytanie ankiety w treści zaproszenia". Dzięki czemu automatycznie do treści zaproszenia doda się treść pierwszego pytania wraz z odpowiedziami i ankietowany będzie mógł przejść do wypełniania ankiety po wyborze dowolnej odpowiedzi.
Przykład:
W przypadku wybrania opcji "Link do ankiety w treści zaproszenia" respondent przejdzie do kwestionariusza klikając w link:
W dalszym etapie tworzenia zaproszenia możesz zmienić dowolnie treść
Klikając w "Kod źródłowy", możesz wstawić dowolny szablon mailingu w HTML'u.
Z rozwijanego pola możesz również wstawić treść dynamiczną (jak indywidualne informacje o respondencie) o której więcej piszemy w odrębnym artykule.
W kolejnym kroku możesz podejrzeć jak finalnie będzie wyglądał Twój szablon zaproszenia. W tym kroku możesz wyłączyć również nasz szablon wiadomości i użyć własnego kodu HTML.
W tym kroku zdefiniujesz kiedy chcesz wysłać zaproszenie.
17. Jeżeli Twój szablon wiadomości jest już gotowy to możesz go zapisać do przyszłych wysyłek i na końcu kliknąć "WYŚLIJ".
O czym warto pamiętać?
Monitoring odbioru zaproszeń i wypełnień ankiety ma charakter poglądowy. Zawsze może się zdarzyć, że respondent wypełni ankietę po skopiowaniu linka do przeglądarki. Jednak aby pomiar był skuteczny konieczne jest kliknięcie w link.
Do każdej wiadomości zostanie dołączona informacja o źródle mailingu. Każdy respondent będzie miał prawo wypisać się z kolejnych mailingów.
Gotowa lista, ściągnięta na dysk komputera, zawiera e-mail respondenta, jego token oraz link do ankiety. Umieszczone są w niej także informacje dotyczące aktualnego stanu wypełniania ankiety przez poszczególnych badanych.
Jeśli masz ustawioną opcję indywidualnych linków dla każdego respondenta, linki z tokenami ważne są przez 90 dni od momentu wysyłki. Możesz jednak zmniejszyć ten okres w Ustawieniach ankiety w opcji „Ogranicz okres ważności tokenów”.
W przypadku zaplanowania na przyszłość wysyłki przypomnienia do respondentów, którzy jeszcze nie wypełnili ankiety, mailing zostanie wysłany do tych osób, które nie wypełniły ankiety w momencie wysyłki.