Badania satysfakcji kierowane do pracowników dla wielu firm stanowią już standard. W końcu to właśnie oni mogą być źródłem wiedzy na temat tego co dzieje się w firmie i jak funkcjonuje ona w wielu obszarach. Oprócz standardowych badań satysfakcji coraz większą popularnością cieszy się tzw. exit interview, czyli zbieranie opinii od osób, które odchodzą z firmy. Dzięki informacjom uzyskanym w badaniu firma może dowiedzieć się jakie są przyczyny odejścia i w jaki sposób były pracownik ocenia funkcjonowanie firmy. Badanie Exit interview można stworzyć samodzielnie, przy pomocy platformy Webankieta. Nie jest to trudne – wystarczy działać krok po kroku, zgodnie z poniższą instrukcją.
Krok 1: Wstęp
Jeszcze przed rozpoczęciem tworzenia treści kwestionariusza należy podkreślić jedną rzecz – ankieta exit interview musi gwarantować uczestnikom badania poufność, a więc być ANONIMOWA. Więcej na temat identyfikacji respondentów i tego, w jaki sposób można zagwarantować anonimowość możesz przeczytać w poradniku Webankiety.
Pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić tworząc badanie Exit Interview to przygotowanie treści wstępu do ankiety. To niezwykle ważny element kwestionariusza – to on wyświetla się na ekranie użytkownika na samym początku i może skutecznie zachęcić (lub zniechęcić) go do wzięcia udziału w badaniu. Treść wstępu zależy od indywidualnych preferencji, jednak powinien on zawierać informację o celu badania, gwarancji anonimowości i orientacyjnym czasie wypełnienia. Wstęp do badania Exit Interview, stworzonego w Webankiecie, może wyglądać następująco:
Krok 2: Przygotowanie kwestionariusza
Tworzenie kwestionariusza to najbardziej czasochłonny etap badania. Żeby ograniczyć Wasz wysiłek do minimum, przygotowaliśmy gotowy szablon badania, który możecie swobodnie modyfikować, dostosowując go do swoich potrzeb.
Aby ankieta była bardziej czytelna można podzielić ją na kilka części:
Część dotycząca byłego (już) miejsca pracy
Kolejnym krokiem jest opracowanie treści kwestionariusza. Po przygotowaniu wstępu przejdź do układania pytań. Powinny one dotyczyć odczuć i wrażeń pracownika związanych z jego stanowiskiem oraz środowiskiem pracy. Celem jest zidentyfikowanie ewentualnych problemów oraz rzeczywistych powodów odejścia.
Kluczowe pytanie – o przyczynę rezygnacji – możesz sformułować na dwa sposoby:
Jako pytanie wielokrotnego wyboru z listą najczęstszych przyczyn (pamiętaj o dodaniu opcji otwartej „Inne: jakie?”).
Jako pytanie otwarte, co często pozwala uzyskać bardziej spontaniczne i wartościowe odpowiedzi.
Oto inne przykładowe pytania, które warto uwzględnić w badaniu:
O tym, jakie rodzaje pytań dostępne są w Webankiecie i jak je dodawać dowiesz się z tego artykułu. Oto kilka ogólnych porad związanych ze specyfiką badania exit interview:
wykorzystaj różne rodzaje pytań – dzięki temu ankieta będzie bardziej różnorodna i przyjemniejsza w wypełnianiu,
przy pytaniach zamkniętych daj respondentowi możliwość pogłębienia odpowiedzi typu inne: jakie?,
nie bój się pytania NPS! pozwoli Ci ono zdobyć informację na temat skłonności do rekomendacji Twojej firmy dokonywanej z perspektywy pracownika (a nie jak to zazwyczaj bywa – klienta).
Nie wszystkie pytania muszą być widoczne dla każdego respondenta. Pytania otwarte czy bardziej szczegółowe mogą zostać wyświetlone jedynie wybranym użytkownikom. W tym celu skorzystaj z reguł wyświetlania (klikając w panel: Dodaj kolejną stronę, a następnie: Reguły wyświetlania).
Pamiętaj też o podziale ankiety na strony ( panel: Dodaj kolejną stronę). Bardziej rozbudowane pytania warto umieścić na osobnej stronie – ułatwi to użytkownikowi wypełnianie i sprawi, że ankieta będzie bardziej czytelna i estetyczna. O tym jak zmieniać kolejność pytań i dodawać strony można przeczytać w tym wpisie w poradniku Webankiety.
2. Część dotycząca nowego stanowiska
Informacje dotyczące nowego miejsca pracy mogą przydać się Twojej firmie z kilku powodów. Przede wszystkim, w celu zdobycia informacji na temat tego, jakie warunki oferuje konkurencja i jakie czynniki były dla Twojego pracownika decydujące przy zmianie stanowiska. Część dotycząca nowego miejsca pracy i przykładowe pytania mogą wyglądać następująco:
Dla większości firm Exit Interview to sposób na poprawę bieżącej sytuacji i zmianom w organizacji, tak aby wartościowi pracownicy z niej nie odchodzili. Dopytywanie o inne firmy może nie mieć dla nich tak dużego znaczenia, dlatego zadawanie pytań o przyszłe miejsce zatrudnienia jest opcjonalne.
3. Metryczka – informacje personalne
Wspomnieliśmy, że ankieta jest anonimowa. Tzw. metryczka w badaniu Exit Interview dotyczyć może więc kwestii, takich jak płeć czy staż pracy. Ważne, żeby nie pytać o dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, a nawet numer telefonu czy adres e-mail (wtedy ankieta przestanie być anonimowa). W tym momencie warto natomiast spytać o te kwestie, które później wykorzystane zostaną do filtrowania wyników (np. w celu zdobycia informacji na temat tego jakie są powody odejścia pracowników z krótkim stażem, a jakie z wieloletnim itd.).
Krok 3: Wysyłka ankiety
Proces ten można przeprowadzić na dwa sposoby:
poprzez zadanie pytania o region, a następnie stworzeniu na jego podstawie filtra i alertu lub bez pytania o region – poprzez stworzenie prefillowanego linku do wypełnienia ankiety,
poprzez stworzenie na liście respondentów dodatkowego segmentu z regionem i filtrowania danych na tej podstawie.
Zdecydowanie bardziej polecamy pierwsze rozwiązanie, więc na nim skupimy się w niniejszej instrukcji. Na końcu jednak dołączona zostanie także informacja jak wysyłać ankietę korzystając z wcześniej stworzonego segmentu danych.
pytanie o region + filtr + alert
Założenie jest tutaj następujące: badanie przeprowadzane jest w dużej firmie, która podzielona została na regiony/oddziały (np. województwa). Za pracę każdego regionu odpowiedzialna jest konkretna osoba (np. dyrektor). Wyniki ankiety wypełnionej przez odchodzących z danego oddziału pracowników powinny trafiać więc zatem jedynie do przełożonego. Najłatwiej zrobić to zadając na początku kwestionariusza proste pytanie jednokrotnego wyboru, w którym respondent zaznaczy, w jakim oddziale czy województwie pracował:
Jak to zrobić?
Pierwszy krok już za nami – było to stworzenie pytania jednokrotnego wyboru z prośbą o podanie oddziału, w którym pracował respondent.
Tworzenie alertów – aby umożliwić wysyłkę powiadomień o wypełnieniu ankiety jedynie do wybranych osób należy najpierw odpowiednio przefiltrować zebrane wyniki. W tym celu należy przejść do zakładki Tworzenie, a następnie: Alerty i webhooki.
Tam możemy ustawić powiadomienia o wypełnieniu ankiety, kierowanych do konkretnych przełożonych. Może on przyjąć nazwę danego regionu czy oddziału lub np. nazwiska osoby, do której mają trafić raporty. W sekcji: Warunek wystąpienia alertu należy w tej sytuacji zaznaczyć: Wynik filtra, a następnie z rozwijanej listy wybrać odpowiedni dla danego działu, stworzony wcześniej przez nas filtr.
Treść wiadomości kierowanej do przełożonego danego oddziału można swobodnie edytować.
I… to wszystko. Sam widzisz, że użycie pytania o region i filtrowania informacji to prosty i intuicyjny sposób. Pokażemy Ci jednak jeszcze jedną możliwość.
Jak skonstruować link do ankiety z prefillowanym regionem?
Czasami pytanie o oddział, w którym pracował respondent jest zbędne, ponieważ posiadamy już taką informację. W takim wypadku nie trzeba tworzyć nowej ankiety bez pytania o region – wystarczy zastosować link do ankiety z prefillem, czyli z predefiniowaną odpowiedzią na pierwsze pytanie.
Jak stworzyć link?
Dzięki wygenerowaniu linku z prefillowanym regionem istnieje możliwość przekazywania odpowiedzi na pytania ankiety za pomocą parametrów w adresie URL danej ankiety. Standardowy link do ankiety exit interview może wyglądać np. w ten sposób (możemy go skopiować wchodząc w zakładkę Zbieranie -> Link do ankiety):
Aby przekazać w adresie URL parametr dotyczący regionu, w jakim pracował respondent (odpowiedź na pytanie nr 1), link ten może przybrać następującą formę:
Wówczas respondent otwierając link do ankiety otrzyma kwestionariusz, w którym automatycznie zaznaczone zostaje województwo Lubuskie.
Wartości parametru q np. 1,2,3… oznaczają każdą kolejną odpowiedź gdzie 1 jest pierwszą z dostępnych odpowiedzi, 2 – drugą, 3 – trzecią itd.
2. segment danych + alert
Jeżeli z jakiegoś powodu nie chcemy zadawać w ankiecie pytania o region (np. chcemy, aby respondent miał większe poczucie anonimowości, dążymy do tego żeby kwestionariusz był jak najkrótszy) możemy przefiltrować dane w inny sposób. Wymaga on po stronie osoby tworzącej ankiety nieco więcej wysiłku.
Pierwszym krokiem będzie stworzenie wcześniej wspomnianego segmentu danych. Najłatwiej w tym celu stworzyć listę respondentów (adresów e-mail) w programie typu Excel i przy każdym nazwisku dodać region. Może wyglądać ona w ten sposób:
Następnie należy dodać listę respondentów wraz ze stworzonym segmentem do narzędzia Webankieta. W tym celu wchodzimy zakładkę Zbieranie -> Wysyłka na e-mail. Następnie wybieramy opcję: Import z pliku i załączmy stworzony wcześniej dokument.
Respondentów można wpisywać także ręcznie, dodając przy tym informację o regionie, jednak jest to zdecydowanie bardziej czasochłonne.
Ważna informacja: Przypominamy, że fundamentalną zasadą exit interview jest zapewnienie pełnej anonimowości. Wprowadzenie adresu e-mail pracownika do bazy wysyłkowej nie oznacza utraty poufności badania. Ochronę danych zapewnia systemowa funkcja wyłączenia identyfikacji respondentów:
Jej uruchomienie sprawia, że powiązanie zebranych odpowiedzi ze wskazanym w bazie adresem e-mail staje się technicznie niemożliwe. Dzięki temu ankieta gwarantuje respondentowi najwyższy poziom dyskrecji.
Krok 4: Analiza wyników
Twoje zadanie dobiegło końca – stworzyłeś kwestionariusz badania exit interview, który jest gotowy do rozesłania wśród respondentów, a oprócz tego ustawiłeś alerty kierujące wyniki ankiety do odpowiednich osób. Gratulacje!
Zarówno Ty, jak i osoby odpowiedzialne za analizę wyników badania mogą teraz przejść do filtrowania zgromadzonych informacji lub generowania automatycznych raportów. W poszukiwaniu najlepszych rozwiązań dotyczących sposobu analizy zgromadzonych danych polecamy artykuły zawarte w poradniku Webankiety, a konkretnie w sekcji: Wyniki i raporty.
Życzymy powodzenia!
Tworzenie ankiety – podstawy
W tym eBooku krok po kroku wytłumaczymy jak stworzyć ankiety online, w tym badanie Exit Interview oraz jakie korzyści daje zbieranie opinii za pośrednictwem ankiet.