Tokeny, czyli kody dostępu, możemy wykorzystać w dwóch celach:

gdy chcemy powiązać wypełnienie z konkretnym respondentem, którego dane mamy,
gdy chcemy mieć pewność, że każdy z respondentów tylko raz wypełni ankietę.

Najprostszym przykładem pierwszego zastosowania jest sytuacja w której mamy adresy e-mail klientów i wysyłamy do nich na ten właśnie e-mail prośbę o wypełnienie ankiety satysfakcji. Po analizie wypełnień, możemy wyodrębnić niezadowolonych klientów, powiązać negatywne odpowiedzi z e-mailami i podjąć dalsze kroki dotyczące poprawy zadowolenia. Dodatkowo możemy też skategoryzować naszych respondentów dodając do e-maili dodatkowe informacje, takie jak np. oddział czy region (więcej na ten temat znajdziesz w artykule na temat atrybutów).

Wybór dostępności ankiety poprzez indywidualny link dla każdego respondenta daje nam przy tym pewność, że ankieta zostanie wypełniona tylko raz przez tą samą osobę.

Poniższy artykuł opisuje konfigurację tokenów na potrzeby późniejszej ich wysyłki za pomocą e-maila przez mechanizm Webankiety. Jeśli chcesz rozdystrybuować tokeny w inny sposób (np. wydrukować lub pobrać eksport do korespondencji seryjnej), zapraszamy do artykułu na temat eksportu tokenów.

Jak skonfigurować ankietę z tokenem?

W pierwszej kolejności wybieramy zakładkę Projekty, a następnie wybieramy tytuł ankiety:
Dalej przechodzimy do zakładki „TWORZENIE” –> „Ustawienia ankiety” Wyszukaj w menu pola formularza Dostęp, a następnie kliknij w celu zaznaczenia pola formularza Indywidualny link dla każdego z respondentów.
Wybierz Identyfikację respondentów (opcja ta pozwala połączyć ankietowanego z kwestionariuszem, który wypełnił) klikając Włączona, bądź wybierz Wyłączona jeśli chcesz aby ankieta pozostała anonimowa.
Następnie zadecyduj czy indywidualny link ma być jednorazowego, czy wielorazowego użytku (więcej na ten temat w dalszej części artykułu)
Określ też czas ważności linków. Po upływie tego czasu, wypełnienie ankiety za pomocą indywidualnego linku nie będzie już możliwe. Domyślna wartość to 30 dni.
W celu zatwierdzenia zmian, na samym dole menu Ustawień ankiety kliknij przycisk Zapisz.
Kiedy ustawienia ankiety są odpowiednio skonfigurowane przejdź do zakładki Zbieranie i wybierz opcję Wysyłka na e-mail.
Następnie wybierz sposób w jaki kontakty mają być przez Ciebie dodane
a) Import z pliku
b) Wpisz ręcznie
c) Wyślij przez FreshMail

Import z pliku

Przy wyborze opcji „Import z pliku” pojawi nam się okno z instrukcją przygotowania pliku.
Jeśli w pliku masz tylko adresy e-mail, umieść je w pierwszej kolumnie. Jeśli Twoje kontakty opisane są też atrybutami, umieść je w kolejnych kolumnach, jak na zaprezentowanym przykładzie.
Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz także dla każdego respondenta z listy kontaktów dodać własny token, który zostanie użyty automatycznie zamiast generowania tokenu przez system.
Wystarczy, że w pliku, który importujesz stworzysz kolumnę Token i do każdego adresu e-mail przypiszesz prawidłowy (unikalny, alfanumeryczny, składający się z 6 znaków) token, to zostanie on przypisany do danego respondenta w systemie.
Po przygotowaniu pliku wybieramy przycisk "Wybierz plik CSV lub XLSX z dysku"
Po wykonaniu prawidłowo wszystkich powyższych czynności wybierz opcję "Dodaj". Pamiętaj że czas importu pliku uzależniony jest od jego wielkości i liczby kontaktów.
Zaimportowany plik z kontaktami wygląda tak jak w przykładzie poniżej.
Po lewej stronie znajdują się adresy mail respondentów, po prawej natomiast widnieją wygenerowane indywidualne tokeny, które zostaną wysłane do respondenta w adresie URL ankiety.
Pojedynczego respondenta wraz z tokenem możemy usunąć wybierając ikonę kosza przy wygenerowanym kodzie.
Możemy również usunąć wszystkich respondentów, wraz z tokenami wybierając przycisk znajdującą się pod listą wszystkich kontaktów "Usuń wszystkich"

Wpisz ręcznie

Klikając w opcję „Wpisz ręcznie” pojawi się okno, w którym w wolne pole wpisać adres e-mail.
Po wpisaniu adresu e-mail respondenta możemy dodać kolejny adres za pomocą opcji „Dodaj”, bądź zakończyć ich dodawanie klikając w opcję „Zakończ”.

W przypadku, gdy wcześniej importowałeś plik z kontaktami bądź utworzyłeś listę kontaktów z atrybutami, także przy dodawaniu ręcznym możliwe będzie podanie wszelkich danych odpowiadających utworzonym atrybutom.

W dalszy etapach zostanie już tylko skonfigurować wysyłkę zaproszeń. Jak to wykonać dowiesz się tutaj

O czym warto pamiętać?

Ankieta z kodem jednorazowego użytku umożliwia dostęp do kwestionariusza wyłącznie osobom upoważnionym,
Kod pozwala tylko na jednokrotne otwarcie ankiety przez respondenta (zobacz jak pozwolić respondentom odłożyć ankietę na później),
Indywidualny link dla każdego respondenta możemy ustawić jedynie wtedy, gdy ankieta nie była wcześniej wykorzystywana (o ile nie zebrano wcześniej żadnych wyników za jej pomocą).