Platforma Webankieta umożliwia wysyłkę powiadomień e-mailowych o wypełnieniu ankiety, zgodnie z określonymi warunkami (np. respondent zaznaczył 0 na skali NPS). Funkcja ta daje możliwość samodzielnego określenia treści wysyłanej wiadomości oraz wskazanie adresów email, na które będzie wysyłane powiadomienie.
Dzięki tej opcji:
powiadomienie o wypełnionej ankiecie może otrzymać nie tylko autor ankiety, ale również inne osoby wskazane przez użytkownika konta;
wiadomość nie musi być wysyłana przy każdym wypełnieniu ankiety, a jedynie wtedy, gdy wypełnienie będzie dotyczyło dokładnie określonych przez nas warunków.
Konfiguracja alertów
Filtr wyników ankiety.
Aby móc ustawić alert konieczne jest założenie filtru wyników ankiety, czyli określenie warunków, na podstawie których dane wypełnienie będzie brane pod uwagę przy późniejszej konfiguracji samej wysyłki powiadomienia. Szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób dokonać ustawienia filtru znajdziesz w tym artykule.Dodanie alertu.
Alert jako e-mail
W zakładce Tworzenie kliknij przycisk Alerty i webhooki, a następnie Stwórz nowy alert.
Pojawi się formularz do skonfigurowania wysyłki alertu.
W pierwszej kolejności określ nazwę danego powiadomienia. Nazwa alertu jest jednocześnie tytułem wiadomości e-mail.
Kolejny krok to określenie, kiedy system ma weryfikować dane wypełnienie i wysyłać alert – po wypełnieniu ankiety przez respondenta czy po zapisaniu zmian wprowadzonych w danym arkuszu.
W przypadku zaznaczenia pierwszej opcji, alert będzie wysyłany wtedy, gdy respondent wypełni ankietę zgodnie z określonym filtrem. Druga opcja to dodatkowa weryfikacja wypełnień, które są modyfikowane przez autora ankiety z poziomu zakładki „Wyniki” -> „Wypełnienia”. W przypadku wprowadzenia zmian w arkuszu na takie, które odpowiadają określonemu filtrowi – system wyśle alert o takim wypełnieniu.
Czasem zdarza się, że dane wypełnienie dokonane przez respondenta jest następnie weryfikowane i zmieniane. Dotyczy to przede wszystkim wystąpienia błędów ortograficznych czy też konieczności usunięcia niecenzuralnych słów. Szczegółowe informacje jak dokonać modyfikacji poszczególnych wypełnień znajdziesz w tym artykule.
Po dokonaniu pewnych zmian w arkuszu może okazać się, że wypełnienie kwalifikuje się do określonego przez nas filtru o wysyłce powiadomień. W takiej sytuacji warto zaznaczyć również drugą opcję – wówczas będziemy otrzymywać powiadomienia w przypadku modyfikacji wypełnionych kwestionariuszy.
Musisz również określić warunek wysłania powiadomienia, a dokładnie wskazać filtr, na podstawie którego system będzie weryfikował wypełnienie i wysyłał alert.
Jeżeli masz zapisanych kilka filtrów wyników ankiety, musisz skonfigurować kilka alertów. Jeden alert może być wysyłany po określeniu jednego warunku (jednego filtru).
W polu „Adresaci” wpisz adresy mailowe osób, do których ma być wysyłane powiadomienie. Jeśli alert ma być wysyłany tylko do Ciebie to podaj jedynie swój adres e-mail. Natomiast jeśli chcesz by wiadomość o wypełnieniu była wysłana również do innych osób, dodaj adresy oddzielając je od siebie znakiem średnika lub przecinka.
Alert jako webhook
Jeżeli Twoja aplikacja ma wystawiony odpowiedni endpoint, czyli adres URL, do którego można się odwołać w ustruktryzowany sposób, to możesz przekazać alert webhookiem,
Alerty możemy też wysyłać jako webhook. W tym przypadku musimy podać url strony oraz dane z alertu, które mogą być przesłane webhookiem.
Tak może wyglądać przykładowy webhook przekazywany przekazywany do Webankieta.pl.
Poniżej lista zmiennych, które mogą być przekazywane przez Webhook.
Alert na Slack
Alert możesz też przesłać na popularny komunikator Slack.
Aby przesyłać alerty na Slack należy kliknąć w link „z tego linku”:
Następnie należy dodać nazwę aplikacji i wybrać używany Workspace
Po stworzeniu aplikacji należy z zakładki Incoming Webhooks
wybrać opcję incoming webhook integration
Po wybraniu kanału klikamy opcję Add Incoming Webhooks Integration
Po dodaniu tej integracji otrzymasz link do webhooka:
Po wpisaniu tego adresu do Adres Webhooka Slack, dodaniu kanału i kliknięciu opcji Zapisz, alerty będą przychodziły na wskazany kanał na Slacku
Ostatni krok to określenie treści wysyłanej wiadomości.
Automatycznie pojawia się systemowa wiadomość, ale możesz dokonać w niej zmian, zgodnie z potrzebą i stworzyć własną treść powiadomienia, które będzie wysyłane do wskazanych wcześniej osób.
W tworzonej wiadomości możesz wykorzystać istniejące makra, poprzez wstawienie ich do wiadomości.
Jeśli pewne dane są dla Ciebie ważne, już w samej otrzymywanej wiadomości możesz je określić właśnie poprzez umieszczenie w mailu określonych makr:
„Tytuł ankiety” – w wiadomości możesz wskazać, do której ankiety odnosi się dane powiadomienie;
„Parametr external key” – w powiadomieniu może być uwzględniony parametr external key, na podstawie, którego wysyłane było powiadomienie (oczywiście jeśli taki parametr był w danej ankiecie uwzględniony). Więcej informacji na temat parametru external_key znajdziesz we wskazanym artykule: https://pomoc.webankieta.pl/pl/articles/5051583-parametr-zewnetrzny-external_key
„E-mail respondenta” – dzięki wstawieniu tego makra możesz od razu zobaczyć od kogo właśnie otrzymałeś wypełnienie spełniające Twoje kryteria;
„Odpowiedź w pyt.1” – w zależności od ilości pytań w ankiecie będziesz miał do wyboru możliwość wstawienia odpowiedzi z danego pytania. Dzięki temu już w wiadomości zobaczysz jakiej odpowiedzi udzielił respondent w określonym pytaniu, jeśli właśnie te dane były dla Ciebie najważniejsze;
„Link pokaż wyniki” – w wiadomości otrzymasz link, gdzie będziesz mógł zobaczyć aktualne wyniki prowadzonego badania;
„Link pobierz wypełnienie” – w wiadomości otrzymasz link, gdzie będziesz mógł od razu pobrać wyniki danego wypełnienia;
„Link rezygnacji z otrzymywania alertu” – możesz w wiadomości uwzględnić link, który umożliwi danemu odbiorcy powiadomienia rezygnację z otrzymywania tych alertów;
„Link wypełnionego arkusza” – w wiadomości otrzymasz link, dzięki któremu adresat zaloguje się do serwisu i zostanie przekierowany do edycji tego arkusza;
„Adres email autora ankiety” – jeśli powiadomienie będzie wysyłane do dużej grupy odbiorców możesz umieścić w wiadomości swój adres email, aby dane osoby wiedziały kto zlecił wysyłkę takich alertów właśnie do nich;
„Nazwa warunku” – jeśli chcesz by wiadomość uwzględniała rodzaj filtra, na podstawie którego wysyłane jest powiadomienie;
„Data wygenerowania” – możesz umieścić datę wygenerowania powiadomienia.
Kliknij „zapisz”, a system zatwierdzi stworzoną przez Ciebie konfigurację wysyłki powiadomienia.
W powyższy sposób może dodać kilka lub kilkanaście alertów.